Política de redes sociales

1) OBJETO Y CONSIDERACIONES

FENZI SPA publica contenido institucional en su sitio web https://www.fenzigroup.com/, un espacio virtual donde se archiva toda la información de interés público de la empresa y donde se puede encontrar información detallada sobre su actividad y los productos que ofrece a clientes y socios.

Con el fin de llegar a un número cada vez mayor de personas e involucrarlas, FENZI SPA ha decidido utilizar también las redes sociales para sus actividades de comunicación institucional: Facebook, LinkedIn, YouTube e Instagram para comunicaciones de interés general y novedades de productos, para escuchar la opinión pública y para proporcionar a los usuarios información en tiempo real sobre las iniciativas y los servicios ofrecidos, que se pueden encontrar con mayor detalle en el sitio web.

El objetivo de esta Instrucción es establecer una política para la gestión del contenido de la empresa difundido en la web, incluidas las redes sociales.

 

2) RESPONSABILIDAD

FENZI SPA: publica contenido institucional en su sitio web.

Oficina de Comunicación Web: registra y administra todos los perfiles sociales de la empresa, optimiza los perfiles institucionales y coordina e impulsa los perfiles creados para proyectos específicos. La oficina gestiona las credenciales, especialmente en lo que respecta a las cuentas personales de los empleados (p. ej., Facebook, LinkedIn) o aquellas que requieren la activación de una cuenta de Google específica de FENZI SPA, para mantener actualizada la correspondencia entre las credenciales asignadas a los empleados y determinar qué sitios/aplicaciones deben activarse. El equipo de comunicaciones web supervisa las redes sociales donde se menciona a FENZI SPA y la reputación de la empresa y sus representantes.

TI: garantiza la seguridad de los datos electrónicos de la empresa y, por lo tanto, se asegura de que los sistemas de seguridad de la red de datos se actualicen periódicamente y de que todos los miembros de la empresa cumplan con los procedimientos de seguridad adecuados al acceder a sus cuentas dentro de la empresa.

Empleados: si el personal desea participar con su presencia en las redes sociales de FENZI SPA, deberá seguir las normas de conducta establecidas.

 

3)  NORMAS DE CONDUCTA

La Política de Redes Sociales es el “Código de Conducta”, adoptado formalmente, que rige las relaciones en Internet, y especialmente en las redes sociales, entre la empresa y sus empleados (Política Interna de Redes Sociales) y entre la empresa y sus usuarios (Política Externa de Redes Sociales).

La Política Interna de Redes Sociales de FENZI SPA establece las principales normas de conducta que se aplican a todos los empleados y a cualquier profesional externo designado. Todo el personal debe cumplir con esta política al usar las redes sociales, publicar contenido o hacer comentarios en línea.

Esto se aplicará tanto si sus actividades en línea forman parte de su trabajo y se realizan a través de una cuenta de empresa, como si, directa o indirectamente, comentan sobre el negocio de FENZI SPA o su propio rol dentro de la empresa, incluso utilizando una cuenta personal.

 

ADVERTENCIA El uso indebido de las redes sociales puede, de hecho:

• dañar gravemente la imagen y la reputación de la empresa y, por consiguiente, de los profesionales que trabajan en ella;
• suspender o eliminar el perfil por incumplimiento de las condiciones de uso de las redes sociales;
• causar daños directos que den lugar a reclamaciones de indemnización, especialmente si se publica contenido que infringe los derechos de autor y de propiedad intelectual.

Por lo tanto, conscientes de que en la web no existe una separación real entre lo público y lo privado, una Política de Redes Sociales clara y eficaz tiene como objetivo proteger Todos.

Aunque la gestión la realicen directamente personas designadas por la empresa, todos los empleados son responsables de la presencia de FENZI SPA en redes sociales, ya que la estrategia de comunicación de la empresa debe garantizar:

• coherencia: la presencia de la empresa en redes sociales debe ser coherente en contenido y estilo con todos los demás canales de comunicación, tanto online (web, correo electrónico, etc.) como offline (teléfono, comunicaciones internas, etc.);
• actualización: la presencia en redes sociales implica involucrar a usuarios y partes interesadas con información que se actualiza constantemente, incluso varias veces al día;
• transparencia: se anima a los usuarios a comportarse de forma correcta, profesional y respetuosa con los usuarios online, al igual que lo harían con sus contactos offline.

Los usuarios de redes sociales deben saber que pueden expresar su opinión; Por lo tanto, es posible que se reciban comentarios o críticas sobre la empresa y sus iniciativas.

Por consiguiente, quienes utilizan las cuentas de la empresa no solo deben escuchar con atención para poder brindar respuestas rápidas de acuerdo con los procedimientos establecidos en esta política, sino que también se debe mantener un espíritu de cooperación oportuna y precisa entre las diferentes oficinas al proporcionar la información solicitada.

 

Este documento interno de Política de Redes Sociales detalla cómo se debe gestionar el uso de las redes sociales, ya sean corporativas o privadas, especialmente en las siguientes áreas:

1. Procedimientos para la gestión de las cuentas de FENZI SPA
2. Reglas y criterios que se aplicarán al proceso de producción y publicación de contenido
3. Tiempos y métodos utilizados para mediar en las conversaciones
4. Lenguaje y estilo
5. Gestión de temas de la empresa mediante cuentas personales o perfiles.

 

1. Procedimientos para la gestión de cuentas corporativas

El equipo de Comunicación registra y administra todos los perfiles sociales corporativos, optimiza los perfiles institucionales y coordina e impulsa los perfiles creados para proyectos específicos. La oficina de Comunicación gestiona las credenciales, especialmente en lo que respecta a las cuentas personales de los empleados (p. ej., Facebook, LinkedIn) o aquellas que requieren la activación de una cuenta de Google específica perteneciente a FENZI SPA, con el fin de mantener la correspondencia entre las credenciales asignadas a los empleados y determinar qué sitios/aplicaciones deben activarse.

El equipo de Comunicación Web supervisa las redes sociales donde se menciona a FENZI SPA y la reputación de la empresa y sus representantes.

 

2. Publicación de contenido en redes sociales

FENZI SPA promociona textos, fotografías y vídeos en sus canales de redes sociales mediante la producción y publicación de contenido, que siempre debe cumplir los siguientes criterios en el momento de la publicación:

• Difusión de noticias de la empresa relacionadas con proyectos, eventos y servicios que puedan ser realmente útiles para el público objetivo;
• Actualidad relativa a las noticias contenidas en las publicaciones de redes sociales, incluyendo texto y/o imágenes que atestiguan su ocurrencia en tiempo real (por ejemplo, reuniones, ruedas de prensa, ferias comerciales, etc.) o su ocurrencia próxima (fechas límite, lanzamientos de nuevos productos, etc.);
• Enlaces a páginas del sitio web institucional o, cuando corresponda, enlaces a páginas web. Existen sitios de proyectos donde se hace referencia o se detalla el contenido.

El contenido legítimo también incluye información que realza la historia de la empresa y su legado de investigación técnica y tecnológica, o particularidades relacionadas con FENZI SPA.

 

Los grupos internos, oficinas y servicios que deseen tener presencia en los canales sociales institucionales, comunicar su contenido y el enlace a la página web corporativa a la que remite, creados bajo la supervisión de la Dirección General o de su propio responsable, deberán ponerse en contacto con el Equipo de Comunicación lo antes posible.

El Equipo de Comunicación adaptará el contenido al público objetivo y cumplirá con los estándares aquí establecidos. Quien produzca el contenido deberá garantizar que no contenga datos personales, información corporativa confidencial ni información protegida por derechos de autor.

Al preparar contenido, es fundamental tener siempre presente que se habla en nombre de FENZI SPA y quién será el público principal: agencias, profesionales u otras empresas. Cualquier mensaje expresado se evaluará en función de la postura oficial de la empresa; por ello, nos comprometemos a decir siempre la verdad y transmitir valores positivos.

 

ADVERTENCIA Internet nunca olvida: cualquier contenido puede ser «sacado a la luz» y utilizado en contra del autor. Por lo tanto, asegúrese siempre de que cualquier contenido publicado sea irrefutable. La Dirección y el Grupo de Comunicación, dentro de sus posibilidades, evitarán siempre la difusión de noticias falsas sobre la organización, sus actividades, empleados o el público. Para una publicación online oportuna, cualquier persona que haya asistido a una conferencia u otra iniciativa de actualidad, incluso en el extranjero, debe notificar al Equipo de Comunicación con antelación para una planificación adecuada. Envíe fotos y testimonios del evento, junto con un borrador de un breve texto, únicamente a la dirección de correo electrónico f.solera@fenzigroup.com lo antes posible. Envíe al menos tres fotos. Todas deben compartir algunas características técnicas básicas para que las publicaciones en redes sociales sean efectivas. En concreto, deben tener una orientación horizontal, si es posible. Se prefiere una buena iluminación y colores brillantes. Evite escenas a contraluz, habitaciones oscuras o sujetos en movimiento. Toma fotos de personas reconocibles juntas y posando, si es posible (no en grupos grandes). De lo contrario, se usarán fotos de archivo. Siempre que sea posible, el Equipo de Comunicación publicará eventos en directo en las plataformas que considere más adecuadas (Facebook, Instagram). Por favor, notifica al Equipo con suficiente antelación sobre eventos corporativos importantes. Las propuestas de temas, noticias y publicaciones que enriquezcan el contenido de las redes sociales de la empresa son siempre bienvenidas y muy útiles. En este caso también, envíe cualquier sugerencia al Equipo de Comunicación exclusivamente a la dirección de correo electrónico f.solera@fenzigroup.com

 

3. Métodos y horarios de las conversaciones web

Los canales institucionales de redes sociales son gestionados por el Equipo de Comunicación Web según un calendario semanal, complementado con un calendario diario cuando sea necesario. Si se programan eventos fuera del horario laboral, la disponibilidad del Equipo de Comunicación para participar se verificará periódicamente.

El contenido sobre FENZI SPA debe gestionarse según los métodos de la plataforma de redes sociales utilizada (retweets, me gusta, etc.). La participación en la conversación en redes sociales debe ser imparcial y reflexiva. Cualquier solicitud de información que no guarde relación con el mensaje difundido, así como cualquier informe o queja, incluso si se recibe a través de mensajes privados en los sistemas de mensajería integrados en las distintas redes sociales, debe enviarse de inmediato a la dirección de correo electrónico f.solera@fenzigroup.com para que los coordinadores del Equipo de Comunicación puedan tratarlos inmediatamente. Cualquier persona autorizada a publicar en redes sociales debe evitar las discusiones y nunca responder a provocaciones. Es deber del Equipo de Comunicación moderar el contenido inapropiado o difamatorio publicado por usuarios privados en los canales institucionales.

 

4. Lenguaje y estilo

El lenguaje debe ajustarse al estilo de la red social utilizada.

Por ejemplo, recuerde que el lenguaje en LinkedIn es más elaborado e institucional, mientras que en Facebook e Instagram el estilo es más cercano al público, sin perder la autoridad de la empresa.

Las reglas para la edición web son las mismas que para cualquier otro texto: escriba en italiano y/o inglés correctos y escriba solo hechos ciertos y verificados.

No falte al respeto a ninguna persona, empresa (pública o privada), grupo o categoría de personas ni a ninguna institución.

Finalmente, siga siempre las normas de buena educación, especialmente la “netiqueta” (etiqueta en Internet) en la web.

 

5. Uso de cuentas personales

Los empleados de FENZI SPA deben cumplir con ciertas normas de conducta destinadas a garantizar la protección de la empresa y de las personas que trabajan para ella al configurar, usar y administrar sus cuentas privadas en redes sociales.

Los empleados que decidan publicar sobre su actividad laboral deben especificar en su información biográfica personal que las opiniones que expresan son personales y no comprometen en modo alguno la responsabilidad de la empresa.

Los empleados pueden compartir libremente el contenido difundido por los canales de redes sociales de FENZI SPA, incluyendo información sobre servicios, iniciativas, proyectos, vídeos, imágenes y/o infografías, en sus propios perfiles privados. Por otro lado, evite publicar en su perfil privado contenido o eventos de FENZI SPA que no se hayan difundido previamente en los canales oficiales de redes sociales de la empresa o que, en cualquier caso, no estén presentes en el sitio web de FENZI SPA ni en ningún otro sitio institucional. Asimismo, los empleados deben comportarse siempre con respeto hacia la organización para la que trabajan en público.

 

En concreto, los empleados de FENZI SPA:

 

• No divulgarán a través de las redes sociales información confidencial, como correspondencia interna, información de terceros de la que tengan conocimiento (por ejemplo, socios, instituciones, usuarios, partes interesadas, etc.), ni información sobre actividades laborales, servicios, proyectos o documentos aún no públicos, decisiones o medidas que deban implementarse en relación con procedimientos en curso, antes de que estos se hayan resuelto oficialmente y comunicado formalmente a las partes interesadas;
• Sin perjuicio del ejercicio adecuado de las libertades sindicales y el derecho a la libertad de expresión. En caso de críticas, los empleados deben abstenerse de transmitir y difundir mensajes, comentarios o declaraciones públicas amenazantes o insultantes que resulten ofensivos para la empresa, sus actividades institucionales y, en general, su trabajo, que, por su forma y contenido, puedan perjudicar a la empresa, dañar su imagen o comprometer su eficiencia.
• Recuerde siempre que, una vez publicado en la web, cualquier contenido que se difunda, especialmente si es privado, puede tener repercusión global.
• Salvo en el caso de información que ya sea de dominio público, se debe respetar la privacidad de los compañeros evitando referencias a sus actividades laborales.
• Salvo en el caso de eventos públicos que tengan lugar en el lugar de trabajo, no se pueden divulgar fotos, vídeos u otros materiales multimedia que muestren las instalaciones y a los empleados sin la autorización expresa de las instalaciones y las personas involucradas.
• No se pueden abrir ni publicar blogs, páginas u otros canales en nombre de FENZI SPA ni que traten temas relacionados con las actividades de la empresa.
• La marca registrada FENZI SPA o las marcas comerciales Los productos o proyectos propiedad de la empresa no podrán utilizarse en cuentas personales.

 

La violación de estas normas de conducta se considerará motivo de responsabilidad disciplinaria. Esta responsabilidad se determinará mediante un procedimiento disciplinario, de conformidad con el principio de proporcionalidad de las sanciones.

Al utilizar las herramientas, los empleados autorizados a usar las redes sociales de la empresa que también tengan cuentas personales deberán extremar las precauciones y tomar todas las medidas necesarias, incluidas las medidas técnicas para evitar el intercambio de perfiles al usar sus propias redes sociales.