Politique relative aux médias sociaux

1) BUT ET CONSIDÉRANTS

FENZI SPA publie des contenus institutionnels sur son site Internet https://www.fenzigroup.com/, un espace virtuel où sont archivées toutes les informations d’intérêt public de l’entreprise et où l’on peut trouver des détails sur ses activités ainsi que des informations sur les produits qu’elle propose à ses clients et partenaires.

Afin d’atteindre et d’impliquer un nombre toujours croissant de personnes, FENZI SPA a décidé d’utiliser également les médias sociaux pour ses activités de communication institutionnelle : Facebook, LinkedIn, YouTube et Instagram pour les communications d’intérêt général et les actualités sur les produits, pour écouter les opinions du public et pour fournir aux utilisateurs des informations en temps réel sur les initiatives et les services offerts, qui peuvent être trouvées plus en détail sur le site Internet.

Le but de cette instruction est d’établir une politique de gestion du contenu de l’entreprise diffusé sur le web, y compris les médias sociaux.

2 ) RESPONSABILITÉ

FENZI SPA: publie des contenus institutionnels sur son site Internet

Service de communication web: enregistre et administre tous les profils sociaux de l’entreprise, valorise les profils institutionnels et coordonne et dynamise les profils créés pour des projets spécifiques. Le service gère les identifiants, notamment dans les situations impliquant les comptes personnels des employés (par exemple, Facebook, LinkedIn) ou ceux qui nécessitent l’activation d’un compte Google spécifique appartenant à FENZI SPA afin de maintenir le mappage des identifiants attribués aux employés et de savoir quels sites/applications doivent être activés. L’équipe de communication web surveille les médias sociaux où FENZI SPA est mentionnée ainsi que la réputation de l’entreprise et de ses représentants.

IT: garantit la sécurité des données électroniques de l’entreprise et s’assure donc que les systèmes de sécurité du réseau de données sont régulièrement mis à jour et que tous les membres de l’entreprise adhèrent aux procédures de sécurité appropriées lors de l’accès à leurs comptes au sein de l’entreprise.

Employés: si le personnel souhaite participer aux médias sociaux de FENZI SPA, il sera tenu de suivre les règles de conduite établies.

3)  RÈGLES DE CONDUITE

La politique des médias sociaux est le « Code de conduite », qui a été formellement adopté et qui régit les relations sur Internet, et en particulier sur les médias sociaux, entre l’entreprise et ses employés (politique interne des médias sociaux) et entre l’entreprise et ses utilisateurs (politique externe des médias sociaux).

La politique interne des médias sociaux de FENZI SPA énonce les principales règles de conduite qui s’appliquent à tous les employés et à tout professionnel externe désigné. Tout le personnel est tenu de se conformer à cette politique lors de l’utilisation des médias sociaux, de la publication de contenu ou de la formulation de commentaires en ligne. Cela s’applique que leurs activités en ligne fassent partie de leur travail et se déroulent via un compte d’entreprise, ou lorsqu’ils discutent directement ou indirectement des activités de FENZI SPA ou de leur propre rôle au sein de l’entreprise, même lorsqu’ils utilisent un compte personnel.

AVERTISSEMENT Une mauvaise utilisation des canaux sociaux peut en effet :

• nuire gravement à l’image et à la réputation de l’entreprise et, par conséquent, des professionnels qui y travaillent ;
• entraîner la suspension ou la suppression du profil pour non-respect du contrat de conditions de service des médias sociaux ;
• engendrer des dommages directs donnant lieu à des demandes d’indemnisation, notamment si du contenu portant atteinte aux droits d’auteur et à la propriété intellectuelle est publié.

Par conséquent, en étant conscient que sur le web, il n’y a pas de véritable séparation entre le public et le privé, une politique de médias sociaux claire et efficace est là pour protéger tout le monde.

Même s’ils sont gérés directement par des personnes nommées par l’entreprise, tous les employés portent la responsabilité de la présence de FENZI SPA sur les médias sociaux, car la stratégie de communication de l’entreprise doit assurer :

• cohérence: la présence de l’entreprise sur les réseaux sociaux doit être cohérente en termes de contenu et de style avec tous les autres canaux de communication, en ligne (web, e-mail, etc.) et hors ligne (téléphone, communications internes, etc.) ;
• mise à jour: la présence sur les médias sociaux implique d'engager les utilisateurs et les parties prenantes avec des informations constamment mises à jour, même plusieurs fois par jour ;
• ouverture: les utilisateurs sont encouragés à se comporter de manière aussi correcte, professionnelle et sensible avec les utilisateurs en ligne qu’avec les contacts hors ligne.

Les utilisateurs des médias sociaux doivent savoir qu'ils peuvent exprimer leur opinion ; par conséquent, les commentaires ou les critiques sur l'entreprise et ses initiatives sont possibles.

Par conséquent, non seulement ceux qui utilisent les comptes de l’entreprise doivent écouter avec une attitude attentive afin de pouvoir fournir des réponses rapides conformément aux procédures énoncées dans la présente politique, mais un esprit de coopération rapide et précis entre les différents services doit également être maintenu lors de la fourniture des informations demandées.

Ce document de politique interne des médias sociaux détaille la manière dont l’utilisation des médias sociaux doit être gérée, qu’elle soit professionnelle ou privée, notamment dans les domaines suivants :

1. procédures de gestion des comptes FENZI SPA
2. règles et critères à appliquer au processus de production et de publication de contenu
3. délais et méthodes utilisés pour la médiation des conversations
4. langue et style
5. gestion des sujets d’entreprise à l’aide de comptes ou de profils personnels.

1. Procédures de gestion des comptes d’entreprise

L’équipe de communication enregistre et administre tous les profils sociaux de l’entreprise, valorise les profils institutionnels et coordonne et dynamise les profils créés pour des projets spécifiques. Le service de communication gère les identifiants, notamment dans les situations impliquant les comptes personnels des employés (par exemple, Facebook, LinkedIn) ou ceux qui nécessitent l’activation d’un compte Google spécifique appartenant à FENZI SPA afin de maintenir le mappage des identifiants attribués aux employés et de savoir quels sites/applications doivent être activés. L’équipe de communication web surveille les médias sociaux où FENZI SPA est mentionnée ainsi que la réputation de l’entreprise et de ses représentants.

 

2. Publication de contenu sur les médias sociaux

FENZI SPA promeut des textes, des photographies et des vidéos sur ses canaux de médias sociaux par la production et la publication de contenu, qui doit toujours répondre aux critères suivants au moment de la publication :

• diffusion d’actualités de l’entreprise liées à des projets, des événements et des services pouvant être réellement utiles au public cible ;
• actualité concernant les nouvelles contenues dans les publications sur les médias sociaux, y compris du texte et/ou des images attestant soit de son déroulement en temps réel (par exemple, réunions, conférences de presse, foires commerciales, etc.), soit de son occurrence dans un avenir proche (délais, lancements de nouveaux produits, etc.) ;
• liens vers des pages du site institutionnel ou, le cas échéant, vers des sites de projet, où le contenu est référencé ou détaillé.

Les informations qui valorisent l’histoire de l’entreprise et son patrimoine de recherche technique et technologique ou les particularités liées à FENZI SPA sont également des contenus légitimes.

Les groupes, bureaux et services internes qui souhaiteraient une couverture sur les canaux sociaux institutionnels, pour communiquer leur contenu, et le lien vers la page du site web de l’entreprise à laquelle il se réfère, créé sous la supervision de la Direction Générale ou de leur propre responsable, doivent contacter l’équipe de communication dès que possible.

L'équipe de communication donnera au contenu une forme textuelle conforme au public cible et aux normes énoncées dans le présent document. Quiconque produit le contenu garantit qu'il ne contient aucune donnée personnelle, détail d'entreprise confidentiel ou information protégée par le droit d'auteur. Lors de la préparation du contenu, il est essentiel de toujours garder à l'esprit que vous parlez au nom de FENZI SPA et qui sera votre public principal, c'est-à-dire les agences, les professionnels ou d'autres entreprises. Tout message exprimé sera mesuré par rapport à une position officielle de l'entreprise : pour cette raison, nous nous engageons à toujours dire la vérité et à transmettre des valeurs positives.

AVERTISSEMENT Internet n'oublie jamais : tout contenu peut être « mis en lumière » et utilisé contre son auteur. Assurez-vous donc toujours que tout contenu publié est inattaquable.

La direction et le groupe de communication, dans les limites de leurs capacités, éviteront toujours la diffusion de toute nouvelle mensongère sur l'organisation, ses activités, ses employés ou le public.

Pour une publication rapide en ligne, toute personne ayant participé à une conférence ou autre initiative d’actualité, même à l’étranger, doit en informer préalablement l’équipe de communication pour une planification appropriée. Envoyez les photos et les témoignages de l’événement, avec une ébauche d’un court texte d’accompagnement, uniquement à l’adresse e-mail f.solera@fenzigroup.com dès que possible. Envoyez au moins trois photos. Celles-ci doivent toutes partager certaines caractéristiques techniques de base pour que les publications sur les médias sociaux soient efficaces. Plus précisément, elles doivent avoir une orientation horizontale/paysage si possible. Un bon éclairage et des couleurs vives sont préférables. Évitez les scènes à contre-jour, les pièces sombres ou les sujets en mouvement. Prenez des photos de personnes proches les unes des autres qui sont reconnaissables et posent si possible (pas en grands groupes). Sinon, des photos de stock seront utilisées.

Dans la mesure du possible, l’équipe de communication publiera des événements en direct sous les formes jugées les plus appropriées (Facebook, Instagram). Veuillez informer l’équipe des événements corporatifs significatifs en temps opportun.

La proposition de thèmes, d’actualités et de publications qui enrichiront le contenu des plateformes de médias sociaux de l’entreprise est toujours la bienvenue et très utile. Dans ce cas également, veuillez envoyer vos suggestions à l’équipe de communication exclusivement à l’adresse e-mail f.solera@fenzigroup.com

 

3. Méthodes et calendrier des conversations web

Les canaux de médias sociaux institutionnels sont gérés par l’équipe de communication web selon un calendrier hebdomadaire, accompagné d’un calendrier quotidien si nécessaire. Si des événements sont prévus après les heures de travail, la disponibilité de l’équipe de communication pour participer sera vérifiée en conséquence de temps à autre.

Le contenu concernant FENZI SPA doit être traité selon les méthodes de la plateforme de médias sociaux utilisée (retweets, likes, etc.). La participation à la conversation sociale doit être équilibrée et bien réfléchie.

Toute demande d’information non pertinente au message diffusé, tout signalement ou toute plainte, même si reçue via des messages privés transmis par les systèmes de messagerie intégrés aux différents réseaux sociaux, doit être transmise rapidement à l’adresse e-mail f.solera@fenzigroup.com afin qu’elle puisse être discutée immédiatement avec les coordinateurs de l’équipe de communication.

Toute personne autorisée à publier sur les médias sociaux doit toujours éviter les querelles et ne jamais répondre aux provocations. Il est du devoir de l’équipe de communication de modérer les contenus inappropriés ou diffamatoires publiés par des utilisateurs privés sur les canaux institutionnels.

 

4. Langage et style

Le langage doit être conforme au style du média social utilisé.

Par exemple, n’oubliez pas que le langage sur LinkedIn est plus élaboré et institutionnel, tandis que sur Facebook et Instagram, le style est plus proche du public, sans perdre l’autorité de l’entreprise.

Les règles de rédaction web sont les mêmes que pour tout autre texte : écrire dans un français et/ou un anglais correct et n'écrire que des faits certains et vérifiés. Ne pas manquer de respect envers des personnes, des entreprises (publiques ou privées), des groupes ou des catégories de personnes ou des institutions.

Enfin, respectez toujours les règles de bonne conduite, en particulier la « nétiquette » (étiquette Internet) sur le web.

 

5. Utilisation de comptes personnels

Les employés de FENZI SPA sont tenus de respecter certaines règles de conduite visant à garantir la protection de l’entreprise et des personnes qui y travaillent lors de la création, de l’utilisation et de la gestion de leurs comptes privés sur les médias sociaux.

Les employés qui choisissent de publier sur leur activité professionnelle doivent préciser dans leurs informations biographiques personnelles que les opinions qu’ils expriment sont personnelles et n’engagent en aucun cas la responsabilité de l’entreprise.

Les employés peuvent partager librement les contenus diffusés par les canaux de médias sociaux de FENZI SPA, y compris des informations sur les services, initiatives, projets, vidéos, images et/ou infographies, sur leurs propres profils privés. Par contre, il est à éviter de publier sur son profil privé des contenus ou événements de FENZI SPA qui n'ont pas été préalablement signalés sur les canaux officiels de médias sociaux de l'entreprise ou qui ne sont en aucun cas présents sur le site web de FENZI SPA ou sur tout autre site institutionnel.

En même temps, les employés doivent toujours se comporter de manière respectueuse envers l'organisation pour laquelle ils travaillent lorsqu'ils sont en public.

Plus précisément, les employés de FENZI SPA :

• ne doivent pas divulguer, par le biais des médias sociaux, des informations confidentielles, telles que la correspondance interne, des informations de tiers dont ils auraient eu connaissance (par exemple, partenaires, institutions, utilisateurs, parties prenantes, etc.) ou des informations sur les activités de travail, les services, les projets ou documents non encore rendus publics, les décisions ou mesures à mettre en œuvre liées à des procédures en cours, avant qu’elles n’aient été officiellement résolues et formellement communiquées aux parties concernées ;
• nonobstant le bon exercice des libertés syndicales et le droit d'exprimer des critiques, les employés doivent s'abstenir de transmettre et de diffuser des messages menaçants ou insultants, des commentaires ou des déclarations publiques offensantes pour l'entreprise, se référant à ses activités institutionnelles et plus généralement à son travail, qui, en termes de forme et de contenu, peuvent en tout état de cause nuire à l'entreprise, endommager son image ou compromettre son efficacité ;
• rappelez-vous toujours qu'une fois publié sur le web, tout contenu que l'on pourrait faire circuler, surtout s'il est privé, peut avoir une résonance mondiale ;
• sauf informations déjà dans le domaine public, la vie privée des collègues doit être respectée en évitant les références à leurs activités professionnelles ;
• à l'exception des événements publics ayant lieu sur le lieu de travail, les photos, vidéos ou autres matériels multimédias qui représentent les locaux et les employés sans l'autorisation explicite des installations et des personnes impliquées, ne peuvent être divulgués ;
• il est interdit d'ouvrir ou de publier des blogs, des pages ou d'autres canaux au nom de FENZI SPA ou traitant de sujets liés aux activités de l'entreprise.
• La marque FENZI SPA ou les marques de produits ou de projets appartenant à l’entreprise ne peuvent pas être utilisées sur des comptes personnels.

La violation de ces règles de conduite sera considérée comme une source de responsabilité disciplinaire. Cette responsabilité sera établie par l’issue d’une procédure disciplinaire, dans le respect des principes de proportionnalité des sanctions.

Lors de l'utilisation des instruments, les employés, qui sont autorisés à utiliser les médias sociaux de l'entreprise et qui ont également des comptes personnels, doivent être extrêmement prudents et prendre toutes les précautions nécessaires, y compris des mesures techniques pour éviter d'échanger des profils lorsqu'ils utilisent leurs propres médias sociaux.