Social-Media-Richtlinie

Daher müssen nicht nur diejenigen, die die Unternehmenskonten nutzen, aufmerksam zuhören, um zeitnah und gemäß den in dieser Richtlinie festgelegten Verfahren zu antworten, sondern es sollte auch eine zeitnahe und präzise Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen bei der Bereitstellung der angeforderten Informationen gewährleistet sein.

Dieses interne Dokument zur Social-Media-Richtlinie beschreibt detailliert, wie die Nutzung sozialer Medien – ob geschäftlich oder privat – gehandhabt wird, insbesondere in folgenden Bereichen:

1. Verfahren zur Verwaltung von FENZI SPA-Konten
2. Regeln und Kriterien für die Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten
3. Zeitpunkt und Methoden der Gesprächsführung
4. Sprache und Stil
5. Verwaltung von Unternehmensthemen über private Konten oder Profile.

1. Verfahren zur Verwaltung von Unternehmenskonten

Das Kommunikationsteam registriert und verwaltet alle Social-Media-Profile des Unternehmens, optimiert institutionelle Profile und koordiniert und bewirbt Profile, die für spezifische Projekte erstellt wurden. Die Kommunikationsabteilung verwaltet die Zugangsdaten, insbesondere bei persönlichen Mitarbeiterkonten (z. B. Facebook, LinkedIn) oder solchen, die die Aktivierung eines spezifischen Google-Kontos der FENZI SPA erfordern. Dies dient der Zuordnung der den Mitarbeitern zugewiesenen Zugangsdaten und der Information, welche Websites/Anwendungen aktiviert werden müssen. Das Web-Kommunikationsteam überwacht die Social-Media-Aktivitäten von FENZI SPA sowie den Ruf des Unternehmens und seiner Vertreter.

2. Veröffentlichung von Inhalten in sozialen Medien

FENZI SPA bewirbt Texte, Fotos und Videos auf seinen Social-Media-Kanälen durch die Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten, die zum Zeitpunkt der Veröffentlichung stets die folgenden Kriterien erfüllen müssen:

• Verbreitung von Unternehmensnachrichten zu Projekten, Veranstaltungen und Dienstleistungen, die für die Zielgruppe relevant sind;
• Aktuelle Ereignisse im Zusammenhang mit den in den Social-Media-Beiträgen enthaltenen Nachrichten, einschließlich Texten und/oder Bildern, die entweder deren aktuelles Geschehen (z. B. Meetings, Pressekonferenzen, Messen usw.) oder deren bevorstehendes Eintreten (Fristen, Produkteinführungen usw.) belegen;
• Links zu Seiten der Unternehmenswebsite oder, falls vorhanden, zu Projektseiten, wo Der Inhalt wird referenziert oder detailliert beschrieben.

Legitime Inhalte umfassen auch Informationen, die die Geschichte des Unternehmens und seine Tradition in der technischen und technologischen Forschung oder Besonderheiten im Zusammenhang mit FENZI SPA bereichern.

Interne Gruppen, Abteilungen und Dienste, die über die institutionellen Social-Media-Kanäle präsent sein und ihre Inhalte sowie den Link zur entsprechenden Unternehmenswebseite kommunizieren möchten, die unter der Aufsicht der Geschäftsführung oder ihres jeweiligen Vorgesetzten erstellt wurde, wenden sich bitte umgehend an das Kommunikationsteam.

Das Kommunikationsteam formatiert die Inhalte zielgruppengerecht und gemäß den hier festgelegten Standards. Der/Die Verfasser/in der Inhalte garantiert, dass diese keine personenbezogenen Daten, vertraulichen Unternehmensinformationen oder urheberrechtlich geschützte Informationen enthalten. Bei der Erstellung von Inhalten ist stets zu berücksichtigen, dass Sie im Namen von FENZI SPA sprechen und wer Ihre Hauptzielgruppe ist, z. B. Agenturen, Fachleute oder andere Unternehmen. Jede geäußerte Botschaft wird an der offiziellen Unternehmensposition gemessen. Daher verpflichten wir uns, stets die Wahrheit zu sagen und positive Werte zu vermitteln.

WARNUNG Das Internet vergisst nicht: Jeder Inhalt kann „ans Licht gebracht“ und gegen den Autor verwendet werden. Stellen Sie daher immer sicher, dass jeder veröffentlichte Inhalt unangreifbar ist.

Die Geschäftsleitung und die Kommunikationsabteilung werden im Rahmen ihrer Möglichkeiten die Verbreitung unwahrer Nachrichten über die Organisation, ihre Aktivitäten, Mitarbeiter oder die Öffentlichkeit stets vermeiden.

Für eine zeitnahe Online-Veröffentlichung sollten alle, die an einer Konferenz oder einer anderen themenrelevanten Veranstaltung teilgenommen haben, auch im Ausland, das Kommunikationsteam im Voraus informieren, damit die Planung entsprechend angepasst werden kann. Bitte senden Sie Fotos und Erfahrungsberichte zur Veranstaltung zusammen mit einem Entwurf für einen kurzen Begleittext so bald wie möglich an die E-Mail-Adresse f.solera@fenzigroup.com. Senden Sie mindestens drei Fotos. Diese sollten einige grundlegende technische Merkmale aufweisen, um effektive Social-Media-Posts zu ermöglichen. Insbesondere sollten sie möglichst im Querformat sein. Gute Beleuchtung und helle Farben sind erwünscht. Vermeiden Sie Gegenlichtaufnahmen, dunkle Räume oder sich bewegende Objekte. Fotografieren Sie möglichst Personen, die nah beieinander stehen, erkennbar sind und posieren (keine großen Gruppen). Andernfalls werden Stockfotos verwendet.

Das Kommunikationsteam wird Live-Veranstaltungen nach Möglichkeit auf den geeignetsten Plattformen (Facebook, Instagram) veröffentlichen. Bitte informieren Sie das Team rechtzeitig über wichtige Unternehmensereignisse.

Vorschläge für Themen, Neuigkeiten und Beiträge, die die Inhalte der Social-Media-Plattformen des Unternehmens bereichern, sind jederzeit willkommen und sehr hilfreich. Bitte senden Sie auch in diesem Fall alle Vorschläge für das Kommunikationsteam ausschließlich an die E-Mail-Adresse f.solera@fenzigroup.com

3. Methoden und Zeitpunkt der Webkommunikation

Die institutionellen Social-Media-Kanäle werden vom Webkommunikationsteam wöchentlich, bei Bedarf ergänzt durch einen Tagesplan, betreut. Finden Veranstaltungen außerhalb der Arbeitszeit statt, wird die Verfügbarkeit des Kommunikationsteams jeweils vorab geprüft.

Inhalte über FENZI SPA sollten gemäß den Richtlinien der jeweiligen Social-Media-Plattform (Retweets, Likes usw.) behandelt werden. Die Teilnahme an der Diskussion in den sozialen Medien sollte ausgewogen und wohlüberlegt sein. Anfragen nach Informationen, die nicht mit der verbreiteten Nachricht in Zusammenhang stehen, sowie Meldungen oder Beschwerden, auch wenn sie über private Nachrichten in den verschiedenen sozialen Netzwerken eingehen, sind umgehend an die E-Mail-Adresse f.solera@fenzigroup.com weiterzuleiten, damit sie direkt mit den Koordinatoren des Kommunikationsteams besprochen werden können. Alle, die in irgendeiner Weise berechtigt sind, Beiträge in sozialen Medien zu veröffentlichen, sollten Streitigkeiten stets vermeiden und niemals auf Provokationen reagieren. Es ist die Aufgabe des Kommunikationsteams, unangemessene oder verleumderische Inhalte, die von privaten Nutzern auf institutionellen Kanälen veröffentlicht werden, zu moderieren.

 

4. Sprache und Stil

Die Sprache sollte dem Stil des verwendeten sozialen Netzwerks entsprechen.

Bedenken Sie beispielsweise, dass die Sprache auf LinkedIn formeller und institutioneller ist, während der Stil auf Facebook und Instagram publikumsnäher ist, ohne die Glaubwürdigkeit des Unternehmens zu beeinträchtigen.

Die Regeln für die Webbearbeitung sind dieselben wie für jeden anderen Text: Schreiben Sie korrektes Italienisch und/oder Englisch und verwenden Sie nur gesicherte und verifizierte Fakten. Respektieren Sie alle Personen, Unternehmen (öffentlich oder privat), Gruppen oder Kategorien von Menschen sowie alle Institutionen.

Halten Sie sich stets an die Regeln des guten Benehmens, insbesondere an die “Netiquette” (Internet-Etikette) im Web.

 

5. Nutzung privater Konten

Mitarbeiter der FENZI SPA sind verpflichtet, bei der Einrichtung, Nutzung und Verwaltung ihrer privaten Social-Media-Konten bestimmte Verhaltensregeln zum Schutz des Unternehmens und seiner Mitarbeiter einzuhalten.

Mitarbeiter, die über ihre berufliche Tätigkeit posten, müssen in ihren persönlichen biografischen Angaben angeben, dass die geäußerten Meinungen ihre persönlichen sind und in keiner Weise die Verantwortung des Unternehmens begründen.

Mitarbeiter dürfen die von den Social-Media-Kanälen der FENZI SPA verbreiteten Inhalte, einschließlich Informationen, frei teilen. auf ihren eigenen privaten Profilen über Dienstleistungen, Initiativen, Projekte, Videos, Bilder und/oder Infografiken. Andererseits ist es untersagt, Inhalte oder Veranstaltungen von FENZI SPA, die nicht zuvor auf den offiziellen Social-Media-Kanälen des Unternehmens veröffentlicht wurden oder die nicht auf der FENZI SPA-Website oder einer anderen institutionellen Website zu finden sind, auf dem privaten Profil zu posten.

Gleichzeitig sollten sich Mitarbeiter in der Öffentlichkeit stets respektvoll gegenüber dem Unternehmen verhalten, für das sie arbeiten.

 

Im Einzelnen gilt für Mitarbeiter von FENZI SPA:

 

• Sie dürfen über soziale Medien keine vertraulichen Informationen, wie interne Korrespondenz, Informationen Dritter (z. B. von Partnern, Institutionen, Nutzern, Stakeholdern usw.), die ihnen bekannt geworden sind, oder Informationen über Arbeitsabläufe, Dienstleistungen, Projekte oder Dokumente, die noch nicht veröffentlicht wurden, sowie Entscheidungen oder Maßnahmen im Zusammenhang mit laufenden Verfahren veröffentlichen, bevor diese offiziell beschlossen und den Betroffenen formell mitgeteilt wurden.
• Ungeachtet der ordnungsgemäßen Ausübung der Gewerkschaftsrechte und des Rechts auf Kritik sind Mitarbeiter verpflichtet, … Es ist untersagt, bedrohliche oder beleidigende Nachrichten, Kommentare oder öffentliche Äußerungen zu übermitteln oder zu verbreiten, die sich auf das Unternehmen, seine institutionellen Aktivitäten und allgemein auf seine Arbeit beziehen und die dem Unternehmen in Form und Inhalt schaden, sein Image beeinträchtigen oder seine Leistungsfähigkeit gefährden könnten. Beachten Sie stets, dass Inhalte, die einmal im Internet veröffentlicht wurden, insbesondere private, weltweite Resonanz finden können. Mit Ausnahme bereits öffentlich zugänglicher Informationen ist die Privatsphäre von Kollegen zu respektieren. Vermeiden Sie daher jegliche Bezugnahme auf ihre beruflichen Tätigkeiten. Mit Ausnahme von öffentlichen Veranstaltungen am Arbeitsplatz dürfen Fotos, Videos oder andere Multimedia-Materialien, die die Räumlichkeiten und Mitarbeiter zeigen, ohne die ausdrückliche Genehmigung der beteiligten Einrichtungen und Personen nicht veröffentlicht werden. Blogs, Seiten oder andere Kanäle im Namen von FENZI SPA oder zu Themen im Zusammenhang mit den Aktivitäten des Unternehmens dürfen nicht eröffnet oder genutzt werden. Die Marke FENZI SPA sowie die Marken von Produkten oder Projekten des Unternehmens sind urheberrechtlich geschützt. Darf nicht auf privaten Konten verwendet werden.

 

Ein Verstoß gegen diese Verhaltensregeln zieht disziplinarische Maßnahmen nach sich. Diese werden im Rahmen eines Disziplinarverfahrens unter Beachtung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit der Sanktionen festgestellt.

Mitarbeiter, die zur Nutzung der sozialen Medien des Unternehmens berechtigt sind und auch private Konten besitzen, müssen bei der Nutzung dieser Tools äußerste Vorsicht walten lassen und alle notwendigen Vorkehrungen treffen, einschließlich technischer Maßnahmen, um einen Austausch von Profilen bei der Nutzung ihrer privaten sozialen Medien zu vermeiden.