Social Media Richtlinie

1) ZWECK UND PRÄAMBEL

FENZI SPA veröffentlicht institutionelle Inhalte auf seiner Website https://www.fenzigroup.com/, einem virtuellen Ort, an dem alle Informationen des Unternehmens von öffentlichem Interesse abgelegt sind und an dem Details zu seinen Geschäften und Informationen zu den Produkten gefunden werden können, die es Kunden und Partnern anbietet.

Um eine immer größere Anzahl von Menschen zu erreichen und einzubinden, hat FENZI SPA beschlossen, soziale Medien auch für seine institutionelle Kommunikation zu nutzen: Facebook, LinkedIn, YouTube und Instagram für Mitteilungen von allgemeinem Interesse und Produktneuheiten, um öffentliche Meinungen anzuhören und Nutzern Echtzeitinformationen über Initiativen und angebotene Dienstleistungen zu bieten, die auf der Website detaillierter zu finden sind.

Zweck dieser Anweisung ist es, eine Richtlinie für die Verwaltung von Unternehmens Inhalten festzulegen, die im Web, einschließlich sozialer Medien, verbreitet werden.

2) VERANTWORTUNG

FENZI SPA: veröffentlicht institutionelle Inhalte auf seiner Website

Web-Kommunikationsbüro: registriert und verwaltet alle sozialen Profile des Unternehmens, erweitert institutionelle Profile und koordiniert und fördert Profile, die für spezifische Projekte erstellt wurden. Das Büro verwaltet Zugangsdaten, insbesondere in Situationen, die persönliche Konten von Mitarbeitern betreffen (z. B. Facebook, LinkedIn) oder solche, die die Aktivierung eines spezifischen Google-Kontos von FENZI SPA erfordern, um die Zuordnung der den Mitarbeitern zugewiesenen Zugangsdaten zu gewährleisten und zu wissen, welche Websites/Anwendungen aktiviert werden sollen. Das Web-Kommunikationsteam überwacht soziale Medien, in denen FENZI SPA erwähnt wird, sowie den Ruf des Unternehmens und seiner Vertreter.

IT: gewährleistet die Sicherheit der elektronischen Daten des Unternehmens und stellt somit sicher, dass die Netzwerksicherheitssysteme regelmäßig aktualisiert werden und dass alle Mitarbeiter des Unternehmens bei der Anmeldung an ihren Konten innerhalb des Unternehmens angemessene Sicherheitsverfahren einhalten.

Mitarbeiter: Wenn Mitarbeiter mit ihrer Präsenz in den sozialen Medien von FENZI SPA teilnehmen möchten, müssen sie die festgelegten Verhaltensregeln befolgen.

3)  VERHALTENSREGELN

Die Social Media Policy ist der „Verhaltenskodex“, der formell angenommen wurde und die Beziehungen im Internet, insbesondere in den sozialen Medien, zwischen dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern (Interne Social Media Policy) sowie zwischen dem Unternehmen und seinen Nutzern (Externe Social Media Policy) regelt.

Die Interne Social Media Policy von FENZI SPA enthält die wichtigsten Verhaltensregeln, die für alle Mitarbeiter und alle ernannten externen Fachkräfte gelten. Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, diese Richtlinie einzuhalten, wenn sie soziale Medien nutzen, Inhalte veröffentlichen oder online Kommentare abgeben. Dies gilt unabhängig davon, ob ihre Online-Aktivitäten Teil ihrer Arbeit sind und über ein Unternehmenskonto erfolgen, oder wenn sie direkt oder indirekt über die Geschäfte von FENZI SPA oder ihre eigene Rolle im Unternehmen sprechen, selbst wenn sie ein persönliches Konto verwenden.

WARNUNG Die unsachgemäße Nutzung sozialer Kanäle kann tatsächlich:

• das Image und den Ruf des Unternehmens und folglich der dort tätigen Fachkräfte ernsthaft schädigen;
• das Profil wegen Nichteinhaltung des Servicevertrags für soziale Medien suspendieren oder löschen lassen;
• direkte Schäden verursachen, die zu Schadenersatzansprüchen führen, insbesondere wenn Inhalte veröffentlicht werden, die Urheberrechte und geistige Eigentumsrechte verletzen.

Daher, im Bewusstsein, dass es im Web keine wirkliche Trennung zwischen Öffentlichkeit und Privatsphäre gibt, dient eine klare und effektive Social Media Policy dem Schutz aller.

Auch wenn sie direkt von Personen verwaltet wird, die vom Unternehmen beauftragt wurden, tragen alle Mitarbeiter Verantwortung für die Social-Media-Präsenz von FENZI SPA, da die Kommunikationsstrategie des Unternehmens Folgendes gewährleisten sollte:

• Konsistenz: Die Präsenz des Unternehmens in sozialen Medien muss in Inhalt und Stil mit allen anderen Kommunikationskanälen, online (Web, E-Mail usw.) und offline (Telefon, interne Kommunikation usw.), konsistent sein;
• Aktualisierung: Die Präsenz in sozialen Medien bedeutet, Nutzer und Stakeholder mit ständig aktualisierten Informationen zu versorgen, sogar mehrmals täglich;
• Offenheit: Nutzer werden ermutigt, sich online ebenso korrekt, professionell und sensibel zu verhalten wie bei Offline-Kontakten.

Nutzer sozialer Medien sollten wissen, dass sie ihre Meinung äußern können; daher sind Kommentare oder Kritik am Unternehmen und seinen Initiativen möglich.

Daher müssen nicht nur diejenigen, die die Firmenkonten nutzen, aufmerksam zuhören, um schnelle Antworten gemäß den in dieser Richtlinie festgelegten Verfahren geben zu können, sondern es sollte auch ein Geist der zeitnahen und präzisen Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen bei der Bereitstellung der angeforderten Informationen aufrechterhalten werden.

Dieses interne Social Media Policy Dokument beschreibt, wie die Nutzung von sozialen Medien, sei es geschäftlich oder privat, gehandhabt werden soll, insbesondere in diesen Bereichen:

1. Verfahren zur Verwaltung von FENZI SPA Konten
2. Regeln und Kriterien, die auf den Prozess der Inhaltserstellung und -veröffentlichung angewendet werden müssen
3. Zeitplan und Methoden zur Moderation von Gesprächen
4. Sprache und Stil
5. Umgang mit Unternehmensthemen über persönliche Konten oder Profile.

1. Verfahren zur Verwaltung von Unternehmens Konten

Das Kommunikationsteam registriert und verwaltet alle sozialen Unternehmensprofile, erweitert institutionelle Profile und koordiniert und fördert Profile, die für spezifische Projekte erstellt wurden. Das Kommunikationsbüro verwaltet Zugangsdaten, insbesondere in Situationen, die persönliche Konten von Mitarbeitern betreffen (z. B. Facebook, LinkedIn) oder solche, die die Aktivierung eines spezifischen Google-Kontos von FENZI SPA erfordern, um die Zuordnung der den Mitarbeitern zugewiesenen Zugangsdaten zu gewährleisten und zu wissen, welche Websites/Anwendungen aktiviert werden sollen. Das Web-Kommunikationsteam überwacht soziale Medien, in denen FENZI SPA erwähnt wird, sowie den Ruf des Unternehmens und seiner Vertreter.

 

2. Veröffentlichung von Inhalten in sozialen Medien

FENZI SPA bewirbt Texte, Fotos und Videos auf seinen Social-Media-Kanälen durch die Produktion und Veröffentlichung von Inhalten, die zum Zeitpunkt der Veröffentlichung immer folgende Kriterien erfüllen müssen:

• Verbreitung von Unternehmensnachrichten zu Projekten, Veranstaltungen und Dienstleistungen, die für die Zielgruppe wirklich nützlich sein können;
• Aktualität der Nachrichten in Social-Media-Beiträgen, einschließlich Text und/oder Bildern, die entweder das Echtzeitgeschehen (z. B. Meetings, Pressekonferenzen, Messen usw.) oder das bevorstehende Geschehen (Fristen, Produkteinführungen usw.) bezeugen;
• Links zu Seiten auf der institutionellen Website oder, falls vorhanden, zu Projektwebsites, wo der Inhalt referenziert oder detailliert wird.

Legitime Inhalte umfassen auch Informationen, die die Geschichte des Unternehmens und sein Erbe an technischer und technologischer Forschung oder Besonderheiten im Zusammenhang mit FENZI SPA hervorheben.

Interne Gruppen, Büros und Dienstleistungen, die eine Berichterstattung auf den institutionellen sozialen Kanälen wünschen, um ihre Inhalte und den Link zur entsprechenden Unternehmenswebseite zu kommunizieren, die unter Aufsicht der Geschäftsleitung oder ihres eigenen Managers erstellt wurde, sollten sich so schnell wie möglich an das Kommunikationsteam wenden.

Das Kommunikationsteam wird den Inhalten eine textliche Form geben, die dem Zielpublikum entspricht und den hierin festgelegten Standards genügt. Wer die Inhalte erstellt, garantiert, dass sie keine persönlichen Daten, vertraulichen Unternehmensdetails oder urheberrechtlich geschützte Informationen enthalten. Bei der Erstellung von Inhalten ist es unerlässlich, immer zu bedenken, dass Sie im Namen von FENZI SPA sprechen und wer Ihr Hauptpublikum sein wird, d. h. Agenturen, Fachleute oder andere Unternehmen. Jede geäußerte Nachricht wird an einer offiziellen Unternehmensposition gemessen: Aus diesem Grund verpflichten wir uns, immer die Wahrheit zu sagen und positive Werte zu vermitteln.

WARNUNG Das Internet vergisst nie: Jeder Inhalt kann „ans Licht gebracht“ und gegen den Autor verwendet werden. Stellen Sie also immer sicher, dass jeder veröffentlichte Inhalt unangreifbar ist.

Die Geschäftsleitung und die Kommunikationsgruppe werden im Rahmen ihrer Möglichkeiten stets die Verbreitung unwahrer Nachrichten über die Organisation, ihre Aktivitäten, Mitarbeiter oder die Öffentlichkeit vermeiden.

Für eine zeitnahe Online-Veröffentlichung sollte jeder, der an einer Konferenz oder anderen aktuellen Initiative, auch im Ausland, teilgenommen hat, das Kommunikationsteam im Voraus für eine entsprechende Planung benachrichtigen. Senden Sie Fotos und Erfahrungsberichte der Veranstaltung mit einem Entwurf eines kurzen Begleittextes so schnell wie möglich ausschließlich an die E-Mail-Adresse f.solera@fenzigroup.com. Senden Sie mindestens drei Fotos. Diese sollten alle einige grundlegende technische Merkmale aufweisen, um effektive Beiträge in sozialen Medien zu erstellen. Insbesondere sollten sie, wenn möglich, eine horizontale/Landschaftsausrichtung haben. Gute Beleuchtung und helle Farben werden bevorzugt. Vermeiden Sie Gegenlicht, dunkle Räume oder sich bewegende Objekte. Fotografieren Sie Personen, die nah beieinander stehen, erkennbar sind und, wenn möglich, posieren (nicht in großen Gruppen). Andernfalls werden Stockfotos verwendet.

Wo immer möglich, wird das Kommunikationsteam Live-Veranstaltungen in den am besten geeigneten Formen (Facebook, Instagram) posten. Bitte informieren Sie das Team rechtzeitig über wichtige Firmenveranstaltungen.

Das Vorschlagen von Themen, Nachrichten und Beiträgen, die die Inhalte der Social-Media-Plattformen des Unternehmens bereichern, ist jederzeit willkommen und sehr nützlich. Auch in diesem Fall senden Sie bitte Vorschläge für das Kommunikationsteam ausschließlich an die E-Mail-Adresse f.solera@fenzigroup.com

 

3. Methoden und Zeitrahmen für Web-Konversationen

Die institutionellen Social-Media-Kanäle werden vom Web-Kommunikationsteam nach einem wöchentlichen Zeitplan verwaltet, bei Bedarf ergänzt durch einen täglichen Zeitplan. Wenn Veranstaltungen nach den Arbeitszeiten geplant sind, wird die Verfügbarkeit des Kommunikationsteams zur Teilnahme entsprechend von Fall zu Fall überprüft.

Inhalte über FENZI SPA sollten gemäß den Methoden der verwendeten Social-Media-Plattform (Retweets, Likes usw.) behandelt werden. Die Teilnahme an der sozialen Konversation sollte ausgewogen und gut durchdacht sein.

Alle Informationsanfragen, die nicht zum verbreiteten Inhalt passen, alle Meldungen oder Beschwerden, auch wenn sie über private Nachrichten über die in die verschiedenen sozialen Netzwerke integrierten Messengerdienste empfangen werden, sind umgehend an die E-Mail-Adresse f.solera@fenzigroup.com weiterzuleiten, damit sie sofort mit den Koordinatoren des Kommunikationsteams besprochen werden können.

Jeder, der in irgendeiner Weise berechtigt ist, in sozialen Medien zu posten, sollte immer Streitigkeiten vermeiden und niemals auf Provokationen reagieren. Es ist die Pflicht des Kommunikationsteams, unangemessene oder verleumderische Inhalte, die von privaten Nutzern auf institutionellen Kanälen veröffentlicht werden, zu moderieren.

 

4. Sprache und Stil

Die Sprache sollte dem Stil des verwendeten sozialen Mediums entsprechen.

Denken Sie zum Beispiel daran, dass die Sprache auf LinkedIn ausgefeilter und institutioneller ist, während auf Facebook und Instagram der Stil der Öffentlichkeit näher ist, ohne dabei die Autorität des Unternehmens zu verlieren.

Die Regeln für die Web-Redaktion sind dieselben wie für jeden anderen Text: Schreiben Sie in korrektem Deutsch und/oder Englisch und schreiben Sie nur sichere und überprüfte Fakten. Respektieren Sie keine Personen, Unternehmen (öffentlich oder privat), Gruppen oder Personenkategorien oder Institutionen.

Folgen Sie schließlich immer den Regeln des guten Benehmens, insbesondere der „Netiquette“ (Internet-Etikette) im Web.

 

5. Verwendung persönlicher Konten

Die Mitarbeiter von FENZI SPA sind verpflichtet, bestimmte Verhaltensregeln einzuhalten, die den Schutz des Unternehmens und der dort tätigen Personen bei der Einrichtung, Nutzung und Verwaltung ihrer privaten Konten in sozialen Medien gewährleisten sollen.

Mitarbeiter, die sich dazu entscheiden, über ihre berufliche Tätigkeit zu posten, müssen in ihren persönlichen biografischen Informationen angeben, dass die von ihnen geäußerten Meinungen persönlich sind und in keiner Weise die Verantwortung des Unternehmens begründen.

Mitarbeiter können die von den Social-Media-Kanälen von FENZI SPA verbreiteten Inhalte, einschließlich Informationen zu Dienstleistungen, Initiativen, Projekten, Videos, Bildern und/oder Infografiken, auf ihren eigenen privaten Profilen frei teilen. Vermeiden Sie hingegen das Posten von Inhalten oder Veranstaltungen von FENZI SPA, die nicht zuvor auf offiziellen sozialen Unternehmenskanälen gemeldet wurden oder in keinem Fall auf der Website von FENZI SPA oder auf einer anderen institutionellen Website auf dem eigenen privaten Profil vorhanden sind.

Gleichzeitig sollten sich Mitarbeiter in der Öffentlichkeit stets respektvoll gegenüber der Organisation verhalten, für die sie arbeiten.

Insbesondere die Mitarbeiter von FENZI SPA:

• dürfen über soziale Medien keine vertraulichen Informationen offenlegen, wie z. B. interne Korrespondenz, Informationen Dritter, von denen sie Kenntnis erlangt haben (z. B. Partner, Institutionen, Nutzer, Stakeholder usw.), oder Informationen über Arbeitsaktivitäten, Dienstleistungen, Projekte oder Dokumente, die noch nicht öffentlich gemacht wurden, Entscheidungen oder Maßnahmen, die im Zusammenhang mit laufenden Verfahren umzusetzen sind, bevor diese offiziell gelöst und den betroffenen Parteien formell mitgeteilt wurden;
• Ungeachtet der ordnungsgemäßen Ausübung der Gewerkschaftsfreiheiten und des Rechts auf Kritik haben die Mitarbeiter davon abzusehen, bedrohliche oder beleidigende Nachrichten, Kommentare oder öffentliche Äußerungen zu übermitteln und zu verbreiten, die das Unternehmen beleidigen, sich auf dessen institutionelle Aktivitäten und allgemeiner auf dessen Arbeit beziehen, die in Form und Inhalt dem Unternehmen in jedem Fall schaden, dessen Image beschädigen oder dessen Effizienz beeinträchtigen können;
• immer daran erinnern, dass jeder Inhalt, der einmal im Web verbreitet wird, insbesondere wenn er privat ist, globale Resonanz haben kann;
• mit Ausnahme von Informationen, die bereits öffentlich bekannt sind, ist die Privatsphäre der Kollegen zu respektieren, indem Verweise auf ihre beruflichen Aktivitäten vermieden werden;
• Mit Ausnahme von öffentlichen Veranstaltungen am Arbeitsplatz dürfen Fotos, Videos oder andere multimediale Materialien, die die Räumlichkeiten und Mitarbeiter ohne die ausdrückliche Genehmigung der Einrichtungen und der beteiligten Personen zeigen, nicht verbreitet werden;
• Blogs, Seiten oder andere Kanäle im Namen von FENZI SPA oder die sich mit Themen im Zusammenhang mit den Aktivitäten des Unternehmens befassen, dürfen nicht eröffnet oder veröffentlicht werden.
• Die Marke FENZI SPA oder die Marken von Produkten oder Projekten, die dem Unternehmen gehören, dürfen nicht auf persönlichen Konten verwendet werden.

Die Verletzung dieser Verhaltensregeln wird als disziplinarische Verantwortung angesehen. Diese Verantwortung wird durch das Ergebnis eines Disziplinarverfahrens festgestellt, unter Einhaltung der Grundsätze der Verhältnismäßigkeit der Sanktionen.

Bei der Nutzung der Instrumente müssen Mitarbeiter, die zur Nutzung der Social Media des Unternehmens berechtigt sind und auch persönliche Konten haben, äußerst vorsichtig sein und alle notwendigen Vorsichtsmaßnahmen treffen, einschließlich technischer Maßnahmen, um einen Profilwechsel bei der Nutzung ihrer eigenen sozialen Medien zu vermeiden.